Henkilötietojen suojaaminen Hektor Konteinerhotellissa.

Meidän vieraiden ja työntekijöiden hyvinvointi on meille ensiarvoisen tärkeä. Keräämme vieraiden osalta vain niitä tietoja, joita laissa säädetyt velvollisuudet ja parhaan asiakaspalvelukokemuksen tarjoaminen edellyttävät. Arvostamme ihmisten yksityisyyttä ja vakuutamme, että kaikkien tietojen luottamuksellisuuden varmistaminen on taattua.

Me sovellamme tarkoituksenmukaisia teknisiä, fyysisiä ja järjestöllisiä turvallisuustoimenpiteitä henkilötietojenne suojaamiseen satunnaiselta häviämiseltä, julkistamiselta, tuhoutumiselta ja laittomalta käsittelyltä.

Jos teillä on kysyttävää tietosuojalausekkeessa annettujen tietojen osalta, ottakaa yhteyttä: Killu Maidla, hotellin johtaja, killu@hektorstay.com.

Millaisia tietoja asiakkaiden osalta keräämme ja miten hankimme tietoja?

Keräämme asiakkaiden osalta seuraavia tietoja:

• Asiakaskortin tiedot: niillä tiedoilla tarkoitetaan matkailulaissa säädettyjä majoituslaitoksen vierasta koskevia tietoja – vierailijan etu- ja sukunimi, syntymäaika, kansalaisuus, asuinpaikan osoite, henkilötodistuksen numero;
• Majoituspalvelun tuottamisen aika ja huoneen numero
• Yhteystiedot: puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite;
• Luottokortin  tiedot: kortin numero, omistajan nimi, voimassaoloaika;
• Turvakameran tallenteen – jos vierailette meidän majoituslaitoksen julkisissa tiloissa, jossa on turvallisuuden varmistamiseen asennettu video- tai muut sähköiset tai digitaaliset seurantajärjestelmät tai -laitteet;
• Henkilökohtaisia toiveita koskevat tiedot (mm. hiljainen huone, huone yläkerroksessa tms.).

Tavanomaisessa tapauksessa saamme tiedot suoraan teiltä, kun teette varauksen tai kyselyn meidän verkkosivun kautta tai ottamalla yhteyttä hotelliin. Lisäksi hankimme vierailijoita koskevia tietoja meidän yhteistyökumppaneilta, joiden kautta olette tehnyt varauksen.

Miksi tarvitsemme teidän tietojanne?

Käytämme teidän tietojanne teidän varaamanne majoitus- ja/tai muiden palveluiden tuottamiseen (sopimuksen noudattaminen) sekä meidän toimintaa säätävien lakien mukaan meille annettujen velvollisuuksien hoitamiseen.

Me emme käytä teidän tietojanne markkinointitarkoituksiin, jos emme ole pyytäneet ja saaneet siihen teidän suostumuksenne.

• Vierailijakortin tiedot – meillä on matkailulain nojalla velvollisuus näiden tietojen vaatimiseen. Tarkoituksena on ehkäistä mahdollisia, mm. laittoman maahanmuuton aiheuttamien ongelmien syntymistä;
• Yhteystiedot – tarvitsemme näitä tietoja teihin sopimukseen (varaukseen) liittyvään yhteyden ottamiseen. Lähetämme teille yleensä sähköpostiviestin, jossa on ilmoitettu teidän varaamanne majoituksen päivämäärät ja annettu hotellin lyhyt kuvaus ja lähetämme sähköpostiviestin lähtönne jälkeen, jossa pyydämme palautetta meidän tarjoamista palveluista;
• Luottokortin tiedot – näitä tietoja tarvitsemme silloin, kun meidän majoitussopimuksen mukaan on meillä oikeus varata teidän luottokortilta tietty rahamäärä varatuista palveluista maksamiseen tai syntyneiden kustannusten korvaamisee;
• Henkilökohtaisia toiveita koskevat tiedot – jos pyydämme teiltä näitä tietoja tai jos annatte meille niitä oman harkintanne mukaan, käytämme niitä teille yksilöllisemmän palvelun tarjoamiseen;
• Keräämme teidän Hektor Container Hotellissa tilaamienne, käyttämienne ja maksamienne palveluiden tietoja.

Millä oikeudellisella perustalla teidän tietoja käsitellään?

Teidän tietojenne käsittely perustuu seuraaviin oikeudellisiin perusteisiin:

• tarve luoda teidän kanssa sopimuksellinen suhde tai noudattaa teidän kanssa solmittua sopimusta (varaus);
• tarve noudattaa meidän laissa säädettyjä velvollisuuksia (mm. vierailijakortin täyttäminen ja säilyttäminen 2 vuoden ajan, kirjanpitoasiakirjojen säilyttäminen 7 vuoden aikana);
• tarve toteuttaa meidän oikeutettuja etuja, mm. yrityksen johtaminen ja yleisen liiketoiminnan toteuttaminen, lainrikkomusten ja petosten selvittäminen;
• tarve suojata teidän ja minkä tahansa muun henkilön oikeutettuja etuja (mm. ilmoittamalla teidän tiedot onnettomuus- tai sairaustapauksen sattuessa ambulanssin työntekijälle);
• muut laissa säädetyt perusteet.

Hektor Container Hotelin (Hektor Design Hostels Tallinn OÜ) työntekijät, jotka käsittelevät omien tehtäviensä hoitamiseen vierailijoiden tietoja, ovat perehtyneet henkilötietojen suojaamiseen periaatteisiin ja niiden luottamuksellisuuden ylläpitämisen vaatimuksiin ja ovat vastuussa näiden velvollisuuksien noudattamisesta sekä mahdollisten laiminlyöntien aiheuttamista seuraamuksista.

Kenelle siirrämme teidän tietoja?

Me emme siirrä teidän meille antamia tietoja kolmansille henkilöille, paitsi tietyissä tapauksissa, jotka on lueteltu alla ja edellyttäen, että se on tarpeen tässä yksityisyydensuojapolitiikassa kuvattujen tavoitteiden saavuttamiseen:

• palvelun tarjoajat: kuten monet muut yritykset, mekin saatamme tilata tietojen käsittelyyn liittyviä palveluita luotettavilta kolmasilta palveluntarjoajilta, mm. it- ja konsultointipalveluiden tarjoajilta;
• julkiset toimielimet ja virastot: me saatamme siirtää tietoja toimielimeen tai virastoon, joille meidän on lain mukaan annettava tietoja tai jos tietojen siirtäminen on tarpeen meidän omien etujen puolustamisen tarkoituksessa;
• ammattimaiset konsultit ja muut tahot: me saatamme siirtää tietojanne ammattimaisille konsulteille, mm. tilintarkastajille ja kirjanpitäjille.

Siinä tapauksessa, jossa siirrämme teidän tietojanne em. tahojen käsiteltäväksi, varmistamme teidän tietojenne suojaamiseen meidän ja tällaisen henkilön välillä solmittavassa tietojen käsittelemisen sopimuksella.
Me emme säilytä emmekä siirrä teidän henkilötietojanne Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai maihin, joiden osalta ei ole direktiivin 95/46/EY 25 artiklassa 6 momentissa tai sen pohjalta laaditun tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 45 artiklan 1 momentin nojalla tietosuojan riittävää tasoa koskevaa päätöstä.

Kuinka pitkään me teidän tietojamme säilytämme?

• Vierailijan kortin tietoja säilytämme vaatimusten mukaisesti 2 vuoden ajan kortin täyttämisestä alkaen (Matkailulaki).
• Kirjanpitoasiakirjoja säilytämme lain nojalla 7 vuoden ajan asiakirjojen laatimisesta (Kirjanpitolaki)
• Luottokortin tietoja säilytämme enintään 30 päivän ajan hotellista ulos kirjautumisen jälkeen (Kansainvälisten pankkikorttijärjestöjen voimaan saattama vaatimus).

Kun olette antanut meille suostumuksen suoramarkkinointiaineiston lähettämiseen, säilytämme teidän henkilötietoja siihen saakka, kunnes peruutatte antamanne suostumuksen.

Millaiset ovat teidän tietoihin liittyvät oikeutenne?

Teillä on rekisteröitynä henkilönä seuraavat oikeudet:

• Oikeus tutustua tietoihin – teillä on oikeus tietää, millaisia teitä koskevia tietoja säilytetään ja miten niitä käsitellään.
• Oikeus tietojen korjaamiseen – teillä on oikeus vaatia omien henkilötietojen korjaamiseen, jos tiedot eivät ole oikeita.
• Oikeus tietojen poistamiseen („oikeus tulla unohdetuksi“) – teillä on tietyissä tapauksissa oikeus vaatia, että me poistaisimme teidän henkilötietonne.
• Tietojen siirtämisen oikeus – teillä on oikeus vaatia teidän toimestanne meille annettujen tietojen siirtämistä luettavassa muodossa. Teillä on oikeus vaatia tietojen siirtämistä myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, mutta vain siinä tapauksessa, jos se on teknisesti mahdollista. Siirtämisen oikeus on voimassa vain niiden tietojen osalta, joita käsittelemme teidän suostumuksenne nojalla tai teidän kanssa solmitun sopimuksen noudattamiseen.

Jos teillä on kysymyksiä tässä tietosuojalausekkeessa annettujen tietojen osalta tai haluatte toteuttaa teidän oikeuksia rekisteröitynä, pyydämme ottamaan yhteyttä sähköpostiosoitteen välityksellä: killu@hektorstay.com.
Me teemme parhaamme teidän hakemusten ja toiveiden kohtuullisen ajan sisällä ja maksuttoman käsittelemiseen, paitsi jos siihen liittyisivät kohtuuttomat kustannukset. Jos ette ole tyytyväinen meidän antamaan vastaukseen, on teillä oikeus valittaa tapauksesta tietosuojavaltuutetulle.

MAKSUTIEDOT

Yrityksen virallinen osoite: Roseni 7, 10111 Tallinna, Viro
Yrityksen toiminimi: Hektor Design Hostels Tallinn OÜ
Yrityksen kaupparekisteritunnus: 14445585
Arvonlisäverovelvollisen nro: EE102061523

Peruuttamisehdot: maksuton peruuttaminen 24h ennen saapumisaikaa. Ei ole voimassa varauksen osalta, jota ei voi peruuttaa tai erikoistarjousten kohdalla. Kaikista peruutuksista ja muutoksista, jotka on tehty vähemmän kuin 24h ennen saapumispäivää, peritään peruutusmaksu, jonka määrä vastaa varausmaksun määrää.

EVÄSTEIDEN KÄYTÖN PERIAATTEET

Evästeiden käyttö

• Hektor Konteinerhotellin (Hektor Design Hostels Tallinn OÜ) verkkosivuilla käytetään käyttäjille parhaan palvelun tarjoamiseen evästeitä.
• Hektor Konteinerhotellin omistamat domeenit saattavat muun muassa sisältää elementin, joka tallentaa evästeitä kolmansien henkilöiden nimissä.

Evästeistä käytön kieltäminen

• Käyttäjällä on oikeus kieltää evästeiden tallentaa tietokoneeseen. Käyttäjän on siinä tapauksessa muutettava käyttämänsä verkkoselaimen asetuksia.
• Erilaiset verkkoselaimet käyttävät evästeiden käytön kieltämiseen erilaisia menetelmiä. Tarkempia tietoja saa verkkosivulta http://www.aki.ee/et/kupsised tai englanniksi sivulta: http://www.allaboutcookies.org/.
• Evästeiden estämisen tapauksessa on käyttäjän otettava huomioon, että kaikki verkkosivun toiminnot eivät välttämättä toimi eväisteiden käytön estämisen jälkeen.

Mikä on eväste eli cookie?

• Eväste on tekstitiedosto, jonka lähettävät ja tallentavat käyttäjän tietokoneeseen ne verkkosivut, joilla käyttäjä on vieraillut. Eväste tallennetaan käyttäjän verkkoselaimen tiedostokansioon. Jos käyttäjä on aikaisemmin vieraillut verkkosivulla, verkkoselain lukee evästeen ja välittää asianmukaiset tiedot verkkosivulle tai elementille, joka on evästeen alun perin tallentanut. Lisätietoja evästeistä saa verkkosivulta http://www.aki.ee/et/kupsised tai englanniksi sivulta: http://www.allaboutcookies.org/.
• Evästeet mahdollistavat verkkosivun käytön tilastotietojen, erilaisten aihepiirien suosion ja muiden verkkosivulla suoritettavien toimien seurannan. Evästeiden välityksellä saatuja tietoja käytetään verkkosivun käyttömukavuuden ja sisällön parantamisen tarkoituksessa.

Verkkosivulla käytettävien evästeiden tyypit

• Pysyvät evästeet ovat tarpeen verkkosivulla navigoimiseen ja sen toimintojen käyttämiseen. Pysyvien evästeiden käytön kieltämisen tapauksessa on verkkosivun kaikkien toimintojen käyttäminen mahdotonta.
• Istuntoevästeet mahdollistavat käyttäjän tekemät valinnat (mm. käyttäjätunnus, kielen valinta tms.) ja sen kautta tehokkaampien ja yksilöllisempien toimintojen käyttämisen.
• Seurantaevästeet keräävät käyttäjän verkkosivulla käyttäytymistä koskevia tietoja. Seurantaevästeistä saatavat tiedot mahdollistavat verkkosivun käyttömukavuuden parantamisen.